Wie würdet ihr die Arbeit der Meldestelle mit einem Wort zusammenfassen?

FEn: Ein Wort ist schon gar wenig, ich versuche es mal mit dreien: Neutral, zuverlässig, offen.

RTr: Spannend, verantwortungsvoll, interessant.

Was genau sind eure Aufgaben in der internen Meldestelle?

FEn: Es geht darum, den Erhalt von Meldungen zu dokumentieren, diese einzuordnen, den Prozess zur Lösung anzustossen und zu begleiten, immer neutral und offen.

RTr: Je nach Thema triagieren wir die Fälle. Ausserdem bieten wir Nachsorge für die betroffenen Personen an.

Mit welchen Bereichen arbeitet ihr dabei zusammen?

RTr: Das ist von Fall zu Fall verschieden, grundsätzlich mit allen Bereichen.

FEn: Salopp gesagt, mit den notwendigen, den möglichen. Wenn notwendig, können auch externe Fachleute hinzugezogen werden.

Warum ist eine interne Meldestelle aus eurer Sicht für das SZO wichtig?

RTr: Für Transparenz und um eine Kultur des Hinschauens, eine lernende Organisation und gemeinsame Werte zu entwickeln.

FEn: Die Interne Meldestelle ist Teil des Instrumentariums, um unsere Werte wie Mitgestaltung und Transparenz im Alltag auch zu leben.

In welchen Situationen sollten sich Mitarbeitende oder Angehörige an euch wenden?

RTr: Immer, wenn sie etwas beunruhigt oder jemand ein ungutes Gefühl hat. Wichtig ist auch, dass die Mitarbeitenden melden, wenn Angehörige bei ihnen Anliegen anbringen. Die Angehörigen dürfen sich aber gerne auch direkt an uns wenden.

FEn: Die Erfahrungen der letzten Jahre haben gezeigt, dass die Meldestelle über alle Ebenen, in allen möglichen Konstellationen verwendet wird. Diesem Umstand tragen wir Rechnung – lieber eine Meldung zu viel als zu wenig.

Wo liegt der Unterschied zwischen einer Meldung an euch und einem Anliegen für die Führungskraft oder die Personalabteilung?

RTr: Es gibt eigentlich keinen grossen Unterschied. Falls es um Themen für die Führungskraft oder die Personalabteilung geht, wird die Meldung entsprechend triagiert oder weitergeleitet.

FEn: In der Triage werden die Meldungen an die richtige Stelle geleitet. Die Meldestelle soll keinesfalls den vorgesehenen Dienstweg ersetzen oder umgehen – Transparenz, Kommunikation auf Augenhöhe und Mitsprache sollen überall gelebt werden. Die Meldestelle bietet aber einen weiteren Kanal, um Anliegen zu platzieren oder Ereignisse zu melden.

Was würdet ihr Personen raten, die sich unsicher sind, ob sie überhaupt eine Meldung machen sollten?

RTr: Melden, melden, melden.

FEn: Im Zweifelsfall immer melden. Jede Meldung wird ernst genommen, weiterverarbeitet und dokumentiert.

Wie kann eine Meldung bei euch eingereicht werden?

RTr: Via Meldebogen, Telefon, Mail, mündlich, über unseren Briefkasten.

FEn: Für Angehörige über den Punkt «Anliegen» auf unserer Website.

Können Hinweise auch anonym abgegeben werden?

RTr: Ja.

FEn: Das ist möglich, aber nicht empfohlen, weil dadurch Nachfragen nicht möglich und der Aufarbeitung enge Grenzen gesetzt sind.

Wie lange dauert die Bearbeitung einer Meldung in der Regel?

RTr: Das ist sehr verschieden. Von ein paar Stunden bis zu einigen Wochen, je nachdem, wie viele Beteiligte es gibt.

Habt ihr vielleicht ein Beispiel aus eurem Alltag, das euch in Erinnerung geblieben ist?

FEn: Einige. Persönlich sehe ich den Erfolg der Meldestelle nicht primär in der Lösung einzelner Fälle, sondern in der Funktion, in der Konstanz der Leistung.

RTr: Ich kann nicht von einem Fall sprechen, es hat mich jedoch sehr gefreut, dass unsere Klientel bei einem Workshop den Vorschlag für einen eigenen Meldebriefkasten für sie eingebracht haben und diesen Briefkasten jetzt auch für ihre Anliegen nutzen.

Welchen Beitrag leistet die interne Meldestelle zu einer offenen und vertrauensvollen Betriebskultur?

RTr: Durch Verschwiegenheit, Diskretion, Ernstnehmen der Anliegen.

FEn: Wir haben den Anspruch, eine lernende Organisation zu sein. Meldungen zeigen Vertrauen, Themen bleiben besprechbar, Probleme werden erkannt, Menschen und ihre Anliegen ernst genommen.

Warum ist es wichtig, mögliche Missstände frühzeitig anzusprechen?

RTr: Zum Schutz der Integrität aller Beteiligten, für die Qualitätssicherung, um zu lernen.

FEn: Lieber transparent alles auf den Tisch legen, besprechen, sortieren, versorgen und erledigen. Danach ist die Luft rein, die Energie wieder frei, um anzupacken.

Wie kann eure Arbeit dazu beitragen, Risiken für das SZO zu vermeiden?

FEn: Durch die statistische Erfassung und Auswertung der Meldungen können Trends, Lücken, Bedürfnisse und eben auch Risiken erkannt werden. Es kann leitend und korrigierend eingegriffen werden.

RTr: Die Meldestelle fördert Transparenz auch bei schwierigen Themen. Bei Bedarf kann die Geschäftsleitung frühzeitig kommunizieren.

Was wünscht ihr euch im Umgang mit dem Thema Meldestelle innerhalb des SZO?

RTr: Melden, melden, melden. Dass die Hemmschwelle dazu als gering eingestuft wird und dadurch alle Beteiligten an der Qualität und der Transparenz mitwirken, und z.B. auch Angehörige die Meldestelle als Medium nutzen.

FEn: Mehr Selbstverständlichkeit in Bezug zur Meldestelle. Diese darf als Werkzeug, als Kommunikationskanal, als fixer Bestandteil der SZO-Organisation verstanden werden. Wenn’s gebraucht wird –  nutzen.

Vielen Dank!